Isti niz koraka svaki dan
Netko svaki dan radi isti niz koraka: otvori mail, spremi prilog, upiše u ERP, pošalje na odobrenje, podsjeti onoga tko nije odgovorio, upiše status u Excel. Koraci su predvidivi, ali ih nitko nije zapisao, pa ovise o jednoj osobi i o tome je li se sjetila.
Automatizacija te korake pretvara u tijek rada koji se izvršava sam, a čovjeku ostavlja samo odluke: odobriti, odbiti, riješiti iznimku.
Kada automatizacija nema smisla
- Kad proces nema stabilna pravila. Ako se svaki treći slučaj rješava "po dogovoru", prvo treba definirati pravila, a tek onda ih automatizirati.
- Kad je ulaz nestrukturiran (PDF-ovi različitih dobavljača, upiti u slobodnom tekstu). Ako se taj korak ne da pouzdano riješiti pravilima, kandidat je za AI, a ostatak procesa i dalje ide pravilima.
- Kad se posao radi jednom mjesečno i traje deset minuta. Trošak izgradnje i održavanja nadmašuje uštedu.
Što dobivate
- Jedan proces automatiziran od početka do kraja: okidač, koraci, uvjeti, odobrenja, upis u ciljni sustav.
- Obradu iznimaka i grešaka: što se događa kad nedostaje podatak, kad sustav ne odgovara, kad odobravatelj ne reagira. Svaki takav slučaj ide imenovanoj osobi s razlogom, ne u prazno.
- Zapis izvršavanja: tko je što odobrio, kada, s kojim dokumentom i ishodom. Dostupno vašem timu, ne samo meni.
- Dokumentaciju i edukaciju: dijagram tijeka, popis računa i veza, upute što napraviti kad zapne.
Tipični procesi
- Odobravanje ulaznih računa
- Račun stiže mailom, sprema se u SharePoint, provjerava se dobavljač i iznos, iznad praga ide voditelju na odobrenje, ishod se bilježi i prosljeđuje knjigovodstvu.
- Podsjetnici za potraživanja
- Dnevna provjera dospjelih računa iz ERP-a ili izvoza, podsjetnik odgovornoj osobi ili kupcu prema pisano dogovorenim pravilima; kad podsjetnik ne pomogne, slučaj ide imenovanoj osobi na odluku.
- Automatizirano tjedno izvještavanje (zaseban paket)
- Ponedjeljak ujutro: dohvat pokazatelja, usporedba s prošlim tjednom, popis odstupanja, slanje e-mailom ili u Teams. Izvještaj se slaže automatski iz dogovorenih izvora, a odstupanja stižu označena za pregled.
- Prijenos podataka između sustava
- Narudžba iz webshopa u ERP, kontakt iz obrasca u CRM, status iz ERP-a u SharePoint listu. S provjerom duplikata i zapisom svakog prijenosa.
Alati i sustavi
Power Automate kad ste na Microsoft 365 i proces živi u tim alatima. n8n kad su u igri sustavi izvan Microsofta, veći volumeni ili želite alat bez licence po korisniku. U oba slučaja instanca i računi su vaši.
Kako teče
- Snimka procesa. Koraci, pravila, iznimke, tko što odobrava. Ako je proces nejasan, ovo je zaseban korak (Snimka procesa i podataka).
- Dizajn tijeka. Dijagram s odobrenjima i iznimkama koji potvrđujete prije izgradnje.
- Izgradnja u testnom okruženju. S testnim podacima i testnom sandučićem, bez dodira s produkcijom.
- Test scenariji. Uredan slučaj, nedostajući podatak, odbijeno odobrenje, sustav nedostupan. Svaki mora proći.
- Puštanje u rad i primopredaja. Prebacivanje na produkcijske račune, prvi tjedan praćenja, dokumentacija.
Što određuje opseg i cijenu
Paket "Automatizacija jednog procesa" pokriva jedan proces s do nekoliko koraka i odobrenja u 2 do 3 tjedna. Jednostavan tijek bez odobrenja, na 1 do 2 sustava (na primjer redoviti izvoz iz jednog sustava u drugi), ide od 350 € bez PDV-a. Cijena paketa vrijedi za taj opseg: ako broj sustava, dostupnost API-ja ili broj iznimaka izlazi iz njega, prije rada dobivate zasebnu pisanu procjenu. Automatizirano tjedno izvještavanje je zaseban paket jer uključuje i dohvat pokazatelja.
Nije uključeno: licence (Power Automate premium konektori, M365), infrastruktura za n8n ako je nemate, promjene u ERP-u, drugi proces (novi paket), više od jedne runde revizija.
Pristupi, računi, osobni podaci i primopredaja opisani su na jednom mjestu, na stranici Kako radim.
Nakon isporuke
Tijek radi bez mene, greške stižu vašoj imenovanoj osobi. Za praćenje, sitne izmjene i prilagodbe kad se proces promijeni postoji paket održavanja s definiranim satima i vremenom reakcije, prema cjeniku. Licence i eventualne promjene u sustavima koje tijek koristi ostaju na vašoj strani.